Confronto fattura cartacea, excel o word e fattura elettronica (Tabella comparativa)
L'obbligo di emettere la fattura elettronica tra privati (titolari di partita iva) introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 inizierà dal 1 luglio 2018 per la vendita di carburante e le prestazioni di subappaltatori negli appalti pubblici.
Con l'avvicinarsi del termine, da diverse parti, sorge la preoccupazione che gestire una fattura elettronica sarà un'operazione complessa per la maggior parte delle persone.
In questo articolo vogliamo sottolineare i pro ed i contro della fattura cartacea, della fattura in word o excel e della fattura elettronica nel caso emissione al tuo cliente e nel caso di ricezione della fattura dal tuo fornitore. Inoltre verranno esposte le valutazioni del risparmio economico derivante dalla fattura elettronica.
Fare la fattura verso il tuo cliente
Inserimento dati di chi emette
| Fattura Cartacea |
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Devi inserire ogni volta i tuoi dati |
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| Fattura in Word o Excel |
Puoi copiare un file che contiene i tuoi dati |
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| Fattura Elettronica |
Non devi fare nulla, fatturapertutti contiene già i dati di chi emette la fattura |
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Compilazione dei dati del cliente
| Fattura Cartacea |
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Devi compilare ogni volta i dati del tuo cliente (partita iva, ragione sociale ed indirizzo) |
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| Fattura in Word o Excel |
Puoi copiare un file di fattura che contiene i dati del cliente |
Devi aver archiviato la fattura del tuo cliente in cartelle ben definite in modo da riuscire a trovarla facilmente |
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| Fattura Elettronica |
Con fatturapertutti la compilazione è automatica con l'indicazione della partita iva, il sistema è collegato all'archivio VIES. Devi aggiungere, solo per la prima volta, il codice destinatario o la PEC del tuo cliente. |
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Inserimento del numero e della data del documento
| Fattura Cartacea |
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Devi capire tu stesso qual è il numero e la data del documento da inserire in fattura |
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| Fattura in Word o Excel |
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Devi capire tu stesso qual è il numero e la data da inserire in fattura |
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| Fattura Elettronica |
Fatturapertutti ti propone automaticamente il numero e la data del documento e ti permette di gestire diverse numerazioni (sezionali) |
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Compilazione del prodotto o del servizio venduto
| Fattura Cartacea |
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Dovrai ogni volta scrivere la descrizione del prodotto o servizio venduto con rischio di errore e notevole perdita di tempo |
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| Fattura in Word o Excel |
Se ricordi di avere una fattura emessa con le stesse informazioni potrai farne una copia ed utilizzarla per emettere la nuova fattura |
Devi scrivere ogni volta la descrizione del prodotto o del servizio venduto. Per copiare la descrizione devi ricordare da quale documento copiare questa informazione. Probabilmente fai prima ad inserirla. |
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| Fattura Elettronica |
Su fatturapertutti puoi creare l'anagrafica dei tuoi prodotti o servizi che potrai selezionare nel documento. Hai anche la possibilità di scegliere l'iva da inserire in fattura da un elenco già presente. Se sei un professionista non dovrai preoccuparti di cassa, ritenuta, bolli ecc. |
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Compilazione dei totali della fattura
| Fattura Cartacea |
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Devi fare manualmente i calcoli dell'IVA e del totale del documento |
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| Fattura in Word o Excel |
Se stai utilizzando Excel ed hai impostato le formule per il calcolo dei totali non dovrai preoccuparti di farli manualmente, avrai qualche difficoltà se hai più aliquote iva e se sei un professionista. |
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| Fattura Elettronica |
Fatturapertutti calcola automaticamente l'IVA ed il totale del documento, se sei un professionista la cassa, la ritenuta, bolli ecc. |
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Archiviazione della fattura
| Fattura Cartacea |
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Devi fare la fotocopia e devi procedere a predisporre un raccoglitore con tutte le tue fatture |
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| Fattura in Word o Excel |
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Ai fini fiscali devi comunque stampare il documento e procedere come per la fattura cartacea |
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| Fattura Elettronica |
Su fatturapertutti non bisogna fare nulla, i tuoi documenti sono già archiviati ai fini fiscali, infatti la norma dice che i documenti elettronici si conservano in digitale |
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Spedizione della fattura
| Fattura Cartacea |
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Imbustare, affrancare e inviare |
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| Fattura in Word o Excel |
Puoi inviarla via e-mail al tuo cliente |
Devi procedere a predisporre un'e-mail allegando il file della fattura o stampare e procedere come la cartacea |
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| Fattura Elettronica |
Con fatturapertutti ti basta un click, il tuo documento verrà automaticamente recapitato tramite il sistema di interscambio al tuo cliente.
Solo con fatturapertutti se vuoi puoi anche inviare la tua fattura in formato leggibile, tramite email, con il servizio integrato. |
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Recapito e accettazioni/contestazioni
| Fattura Cartacea |
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La fattura devi consegnarla fisicamente al tuo cliente oppure devi accertarti che la fattura è stata consegnata al tuo cliente (tramite posta, corriere, ecc.). Per l'accettazione o le contestazioni potresti avere diversi contatti telefonici con conseguente notevole perdita di tempo. |
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| Fattura in Word o Excel |
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Dopo l'invio della fattura al tuo cliente via e-mail devi verificare se è stata ricevuta. In merito all'accettazione o contestazione potresti avere necessità di diversi contatti via e-mail con conseguente notevole perdita di tempo. |
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| Fattura Elettronica |
Fatturapertutti ti permette di ricevere automaticamente la comunicazione del cliente di accettazione o di rifiuto della fattura con la relativa motivazione senza nessun contatto con il tuo cliente. |
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Estratto conto del cliente ed incasso delle fatture
| Fattura Cartacea |
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Devi gestire e calcolare in modo manuale l'estratto conto ed il saldo del cliente. Anche per l'incasso dovrai fare delle annotazioni manuali. In questo modo hai un alto rischio di errore. |
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| Fattura in Word o Excel |
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Puoi utilizzare un foglio excel, ma devi gestire e calcolare in modo manuale l'estratto conto ed il saldo del cliente. Anche per l'incasso dovrai fare delle annotazioni manuali. In questo modo hai un alto rischio di errore. |
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| Fattura Elettronica |
Fatturapertutti ti permette di avere in modo automatico l'estratto del cliente e di gestire con pochi click l'incasso della fattura. |
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Statistiche
| Fattura Cartacea |
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Meglio lasciar perdere |
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| Fattura in Word o Excel |
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Devi essere tu stesso a creare delle statistiche con Excel (ad es. fatturato per prodotto o per periodo). Devi sostenere costi od impiegare tempo per realizzarli. |
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| Fattura Elettronica |
Con fatturapertutti hai a disposizione, senza fare nulla, statistiche report molto interessanti. |
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Preventivo
| Preventivo Cartaceo |
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Devi crearlo manualmente in ogni sua parte. |
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| Preventivo in Word o Excel |
Hai la possibilità di copiare un file simile che hai fatto in precedenza. |
Per creare la fattura dovrai compilare nuovamente le informazioni necessarie. |
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| Preventivo su fatturapertutti |
Puoi crearlo in modo molto semplice e con un click puoi trasformarlo in fattura. |
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Ricevere la fattura fornitore (fattura passiva)
| Fattura Cartacea |
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Dovrai verificare che il fornitore abbia effettuato l'invio cartaceo della fattura. Dovrai comunicare tramite contatto diretto eventuali errori della fattura in modo da farli correggere. |
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| Fattura in Word o Excel |
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Dovrai verificare che il fornitore abbia effettuato l'invio via e-mail. Dovrai preoccuparti di contattarlo per comunicare eventuali errori in modo da farli correggere. |
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| Fattura Elettronica |
Fatturapertutti ti permette di ricevere automaticamente le fatture dei tuoi fornitori. La fattura verrà acquisita e registrata e potrai rilevare il pagamento con un click, avrai quindi l'estratto conto del fornitore e il totale dei pagamenti che devi fare. |
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I risparmi, per ogni documento, derivanti dall'utilizzo della fatturazione elettronica sono di 7 euro per chi emette e di 11 euro per chi riceve.
L'adozione della fattura elettronica è un risparmio economico che diversi studi hanno calcolato. Ad esempio uno studio della Billentis (organizzazione Europea), che ha analizzato il territorio europeo, ha stimato i risparmi della gestione della fattura elettronica rispetto alla fattura cartacea sia per chi la emette e per chi la riceve nelle diverse fasi. Il risparmio è quantificato in 7 euro per chi emette la fattura ed 11 euro circa per chi la riceve.
Fonte: E-invoicing & EBPP, Eurpean market overview, Billentis, 2009
Fattura elettronica innovazione positiva
Quella che abbiamo esposto è solo una sintesi di quelli che sono i benefici dell'emissione di una fattura elettronica rispetto alla fattura cartacea o alla fattura in word o excel. Sono molti altri i benefici relativi al tempo impiegato, al risparmio economico ed alla riduzione degli errori con l'adozione della fattura elettronica. La fattura elettronica ti permette di concentrarti su molto altro rispetto alla sola compilazione della fattura, ad esempio la gestione degli incassi, pagamenti, le statistiche, quindi il miglioramento dei tuoi processi di gestione.
Come per ogni novità, in particolare per quelle tecnologiche, superato il trauma del cambiamento gli effetti positivi sulla vita quotidiana della tua impresa sono tantissimi. Ricordi la prima volta che hai preso in mano uno smartphone? Potresti immaginare la tua vita quotidiana senza smartphone?